Онлайн-подтверждение присутствия, встроенное в приглашение
Онлайн-подтверждение позволяет гостям ответить прямо по ссылке на приглашение: одно касание для «да» или «нет», число человек уже учтено, без приложений и регистрации. Occavia встраивает такую форму в каждое приглашение.
Гости пишут, кто придёт с ними, отмечают особенности питания, если вы об этом спрашиваете, отвечают на ваши вопросы и добавляют дату в календарь, когда говорят «да». Вы видите, как меняется число гостей в личном кабинете, а каждый ответ ложится на своё место сам: без таблицы на стороне, без напоминаний в мессенджере, без гадания, что значит уклончивое «постараюсь».
Создать приглашениеЧто такое онлайн-подтверждение присутствия
Бумажная карточка с ответом требует от гостя ручку, марку и почтовый ящик. Онлайн-подтверждение требует одного касания. В Occavia форма ответа — часть самой страницы приглашения: та же ссылка, что показывает ваши имена, дату, место и программу дня, собирает и ответ. Никто не создаёт аккаунт, ничего не устанавливает и не уходит со страницы.
Форма короткая намеренно: имя, «да» или «нет» и — только если вы это включите — число гостей с именами сопровождающих, особенности питания и до пяти ваших собственных вопросов. Поле для сообщения есть всегда: для музыкальной заявки или строчки поздравления. Всё, что отправляет гость, появляется в кабинете сразу, сопоставляется со списком гостей и готово к фильтрации, поиску и выгрузке. Приглашение на день рождения несёт ту же форму, что и свадебное.
Как это работает
Настройте форму в личном кабинете
Задайте срок ответа, решите, нужно ли гостям называть сопровождающих и особенности питания, и добавьте до пяти своих вопросов: со свободным ответом или с выбором одного варианта из тех, что напишете вы, при необходимости обязательных. Любую настройку можно изменить позже.
Отправьте одну ссылку
У каждого приглашения одна публичная ссылка. Отправьте её в WhatsApp, по почте или напечатайте на карточке с QR-кодом: бесплатный генератор QR-кодов превратит ссылку в код за секунды. Ничего не нужно настраивать для каждого гостя отдельно.
Гости отвечают в одно касание
Гость вводит имя, нажимает «да» или «нет», выбирает, сколько человек придёт, вписывает их имена, отмечает особенности питания и отвечает на ваши вопросы. Почта и телефон — по желанию. Тем, кто оставил почту, приходит одно письмо-подтверждение с датой, готовой для календаря.
Вы видите, как приходят ответы
Каждый ответ появляется в кабинете сразу и приходит вам на почту, включая смену «да» на «нет». По понедельникам приходит сводка за неделю, а за неделю и за день до свадьбы — напоминание с текущим числом гостей.
Что видят гости
Гости открывают приглашение в том же браузере, которым пользуются каждый день. Форма находится внутри приглашения, в том же дизайне, и следует языку гостя: в многоязычном приглашении подписи, кнопки и даты переведены на 13 языков, а переключение занимает одно касание.
После «да» карточка благодарности предлагает добавить дату в календарь (одно касание для Google Календаря и стандартный файл для Apple Calendar и Outlook), ссылку, чтобы поделиться фотографиями, и кнопку, чтобы оставить пожелание в гостевой книге. Если вы это включили, та же карточка открывает список тех, кто придёт, и поиск своего места за столом.
Если гость снова откроет приглашение на том же телефоне, оно вспомнит его ответ и предложит изменить его. После срока ответа форма покажет вежливое сообщение о том, что сбор ответов закрыт, и предложит связаться с вами напрямую.
Что видите вы
Кабинет открывается четырьмя карточками — придут, не придут, не ответили, всего — и показывает число человек рядом с числом ответов, потому что семья, ответившая за четверых, — это один ответ и четыре места. Ниже — ваш список гостей, автоматически сопоставленный с приходящими ответами.
Фильтруйте по статусу, ищите по имени, открывайте любого гостя, чтобы прочитать сообщение, особенности питания, имена сопровождающих и ответы на ваши вопросы. Те, кто ответил, но не значится в списке, попадают в отдельную группу, так что итоги никогда не завышаются. Одна кнопка выгружает всё в CSV — со столбцом на каждый заданный вопрос — для кейтеринга или рассадки.
Сам список загружается из Excel, Google Таблиц, Numbers или CSV-файла — или просто вставляется, — а строки вы проверяете перед сохранением. Тем, кто ещё не ответил, можно напомнить в WhatsApp прямо со своего телефона, а план рассадки — в одном клике.
Основные возможности
Число гостей и имена сопровождающих
Гости выбирают от одного до четырёх и более человек и, если вы это включили, вписывают имя каждого, кого приводят. Так вы считаете людей, а не семьи, и каждый «плюс один» записан ещё до рассадки.
Особенности питания — один раз
Включите вопрос о питании, и гости выберут из вариантов: без глютена, без лактозы, вегетарианское, веганское, аллергия на орехи, аллергия на морепродукты, халяль и кошер — или напишут своё. Каждая пометка стоит рядом с именем гостя и попадает в выгрузку.
Ваши собственные вопросы
До пяти: нужен ли трансфер, какое меню, какую песню поставить. Свободный ответ или выбор одного варианта из ваших, обязательный, если ответ вам необходим. Ответы ложатся рядом с гостем и в отдельные столбцы CSV.
Срок ответа, который действует
Задайте дату — и форма закроется в конце этого дня с вежливым сообщением, а поздние ответы будут отклонены. Удалите дату в кабинете, и форма откроется снова за секунды.
Изменение без дублей
На том телефоне, с которого гость отвечал, он видит свой ответ и кнопку изменить его; правка заменяет исходный ответ, и «да», ставшее «нет», не оставляет призрачного места.
Сопоставление со списком и подсказки имён
Ответы сами привязываются к именам из вашего списка. Если вы показываете список гостей в приглашении, форма ещё и подсказывает точное написание имени по мере ввода, и ответы сходятся без расхождений.
Конфиденциальность и что нужно гостям
Гостям не нужно ничего: ни приложения, ни аккаунта, ни пароля. Страница приглашения — публичная ссылка, закрытая от поисковых систем, поэтому имена, дата и место остаются между вами и теми, кому вы её отправили. Почта и телефон — необязательные поля: гость, не оставивший ни того ни другого, всё равно отвечает полностью, а письмо-подтверждение получает только тот, кто указал адрес, — один раз, на языке, на котором создано приглашение (английском или грузинском). Ответы хранятся вместе с вашим событием, видны вам и любому соорганизатору, которого вы добавите, и выгружаются в любой момент.
Ответы, изменения и дубли
Ответ запоминается на устройстве, с которого он отправлен. Откройте приглашение там снова — и его можно изменить; новый ответ заменяет прежний в кабинете. Гость, ответивший с другого телефона, создаёт вторую запись: кабинет показывает самый свежий ответ по имени и позволяет удалить лишний одним касанием. Ответ принадлежит гостю, который его отправил: вы можете добавлять и удалять гостей, но не переписывать их ответы. Сводка по понедельникам и письма о каждом ответе держат вас в курсе, не открывая кабинет, — это особенно удобно в последние две недели, когда время напоминаний важнее всего.
Их словами
Истории, которые хочется помнить.
Настоящие моменты. Красивые впечатления.
Я перестала всех обзванивать. Ответы приходили сами, и было видно, кто ещё не ответил, без единого сообщения.
Частые вопросы
Нужно ли гостям приложение или аккаунт, чтобы ответить?
Нет. Форма ответа находится на самой ссылке приглашения. Гости открывают её в привычном браузере, нажимают «да» или «нет» — и готово: ничего не нужно устанавливать и нигде не нужно регистрироваться. Ответить может каждый, кто умеет открыть сообщение.
Может ли гость изменить ответ после отправки?
Да, с того телефона, с которого отвечал: приглашение помнит его ответ и показывает кнопку изменения, а правка заменяет исходный ответ в кабинете. С другого устройства появится вторая запись — кабинет сгруппирует их по имени, и лишнюю можно удалить.
Можно ли задать свои вопросы — о трансфере или музыке?
Да, до пяти. Каждый вопрос — со свободным ответом или с выбором одного из ваших вариантов, при необходимости обязательный. Ответы видны рядом с гостем в кабинете и в отдельных столбцах выгрузки CSV. Поле для сообщений и музыкальных заявок есть в форме всегда.
Что происходит после срока ответа?
Форма закрывается в конце этого дня: гости видят сообщение, что сбор ответов завершён, и предложение связаться с вами напрямую, а поздние отправки отклоняются. Если решите открыть форму снова, удалите дату в кабинете.
Работает ли подтверждение в приглашении на день рождения?
Да. Каждое приглашение Occavia — свадебное или на день рождения — несёт ту же форму с числом гостей, именами сопровождающих и вашими вопросами. Исключение — Save the Date: он объявляет дату и добавляет её в календарь, но ответы не собирает.
Получают ли гости подтверждение?
Гости, оставившие почту, получают одно письмо с датой, готовой для календаря; те, кто почту не оставил, видят карточку благодарности на экране с теми же кнопками календаря. Письмо приходит на языке, на котором создано приглашение, — английском или грузинском.
Можно ли собирать особенности питания и сопровождающих?
Да, и то и другое — переключатели в кабинете. С включённым вопросом о питании гости выбирают из восьми распространённых вариантов или пишут свой; с включёнными именами сопровождающих — вписывают каждого, кого приводят. Всё это видно рядом с гостем и в выгрузке.