Conferma di partecipazione online, integrata nella tua partecipazione
La conferma di partecipazione online permette agli invitati di rispondere direttamente dal link della partecipazione: un tocco per sì o no, numero di persone incluso, senza app e senza account. Occavia la integra in ogni partecipazione.
Gli invitati indicano chi viene con loro, segnalano intolleranze ed esigenze alimentari se glielo chiedi, rispondono alle domande che hai aggiunto e salvano la data in calendario quando dicono sì. Tu vedi il conteggio muoversi nella tua dashboard mentre ogni risposta si archivia da sola: niente foglio di calcolo a parte, niente messaggi per rincorrere qualcuno, niente da indovinare dietro un vago «vediamo».
Crea il tuo invitoChe cos'è la conferma di partecipazione online
Un cartoncino di risposta cartaceo chiede all'invitato una penna, un francobollo e una buca delle lettere. Una conferma online chiede un tocco. Con Occavia il modulo di risposta è parte della pagina stessa della partecipazione: lo stesso link che mostra i vostri nomi, la data, la location e il programma della giornata raccoglie anche la risposta. Nessuno crea un account, installa qualcosa o lascia la pagina.
Il modulo è breve di proposito: nome, sì o no e — solo se lo attivi — numero di persone con i nomi degli accompagnatori, esigenze alimentari e fino a cinque domande tue. Un campo per un messaggio c'è sempre, per una richiesta musicale o una riga di auguri. Tutto ciò che un invitato invia compare subito nella dashboard, abbinato alla lista degli invitati e pronto da filtrare, cercare ed esportare. L'invito di compleanno ha lo stesso identico modulo della partecipazione di nozze.
Come funziona
Imposta le opzioni di risposta nella dashboard
Scegli una data limite per rispondere, decidi se gli invitati devono indicare gli accompagnatori e le esigenze alimentari, e aggiungi fino a cinque domande tue: testo libero, oppure una scelta tra opzioni che scrivi tu, obbligatorie se vuoi. Ogni opzione si può cambiare in seguito.
Condividi un solo link
Ogni partecipazione ha un unico link pubblico. Invialo su WhatsApp, via e-mail o stampato su un cartoncino con un codice QR. Non c'è nulla da gestire invitato per invitato: lo stesso link vale per tutti.
Gli invitati rispondono con un tocco
L'invitato scrive il suo nome, tocca sì o no, sceglie quante persone vengono, indica i nomi, spunta le esigenze alimentari e risponde alle tue domande. E-mail e telefono sono facoltativi. Chi lascia un indirizzo riceve un'e-mail di conferma con la data pronta per il calendario.
Tu vedi arrivare le risposte
Ogni risposta compare subito nella dashboard e ti arriva anche via e-mail, compreso un cambio da sì a no. Il lunedì un riepilogo fa il punto della settimana, e un promemoria una settimana e un giorno prima delle nozze mostra di nuovo il conteggio.
Che cosa vedono gli invitati
Gli invitati aprono la partecipazione nel browser che usano già. Il modulo di risposta sta dentro la partecipazione, nello stesso design, e segue la lingua dell'invitato: in una partecipazione multilingue etichette, pulsanti e date sono tradotti in 13 lingue, e gli invitati cambiano lingua con un tocco.
Dopo un sì, la scheda di ringraziamento propone di aggiungere la data al calendario — un tocco per Google Calendar, un file calendario standard per Apple Calendar e Outlook —, più il link per condividere le foto e un pulsante per lasciare un augurio nel guestbook digitale. Se li hai attivati, la stessa scheda apre la lista di chi partecipa e una ricerca per trovare il proprio tavolo.
Chi riapre la partecipazione sullo stesso telefono trova la sua risposta ricordata, con un pulsante per modificarla. Dopo la data limite, il modulo mostra un avviso cortese che le conferme sono chiuse, con il suggerimento di contattarvi direttamente.
Che cosa vedi tu
La dashboard si apre con quattro riquadri — partecipano, non partecipano, in attesa e totale — e mostra il numero di persone accanto al numero di risposte, perché una famiglia che conferma per quattro è una risposta e quattro posti. Sotto c'è la tua lista degli invitati, abbinata automaticamente alle risposte che arrivano.
Filtra per stato, cerca un nome e apri qualsiasi invitato per leggere il suo messaggio, le esigenze alimentari, gli accompagnatori e le risposte alle tue domande. Chi risponde senza essere in lista compare in un gruppo a parte, così i totali non si gonfiano mai. Un pulsante esporta tutto in CSV — una colonna per ogni domanda posta — pronto per il catering o per la disposizione dei tavoli.
La lista stessa arriva da Excel, Fogli Google, Numbers o da un file CSV — oppure la incolli — e controlli le righe prima di salvare. A chi non ha ancora risposto puoi scrivere su WhatsApp direttamente dal tuo telefono, e il piano dei tavoli è a un clic.
Funzionalità principali
Numero di persone e nomi degli accompagnatori
Gli invitati scelgono da una a quattro o più persone e, se lo attivi, scrivono il nome di ciascuno di chi portano. Così conti persone, non famiglie, e ogni accompagnatore è registrato prima di disporre i tavoli.
Esigenze alimentari, raccolte una volta sola
Attiva la domanda sul cibo e gli invitati scelgono tra senza glutine, senza lattosio, vegetariano, vegano, allergia alla frutta secca, allergia ai crostacei, halal e kosher, oppure scrivono la propria. Ogni esigenza sta accanto al nome e nell'esportazione.
Le tue domande
Fino a cinque: serve un passaggio? quale menu? quale canzone non può mancare? Testo libero o una scelta tra le tue opzioni, obbligatoria se ti serve una risposta. Le risposte finiscono accanto all'invitato e in colonne dedicate nel CSV.
Una data limite che vale davvero
Imposta una data e il modulo si chiude a fine giornata con un avviso cortese; le risposte in ritardo vengono rifiutate. Cancella la data nella dashboard e si riapre in pochi secondi.
Modifiche senza doppioni
Sul telefono da cui hanno risposto, gli invitati trovano la loro risposta e un pulsante per modificarla; la modifica sostituisce l'originale, così un sì che diventa no non lascia una sedia fantasma.
Abbinamento alla lista e completamento automatico
Le risposte si agganciano da sole ai nomi della tua lista. Se mostri la lista degli invitati nella partecipazione, il modulo suggerisce anche la grafia esatta mentre l'invitato scrive, così le risposte combaciano.
Privacy e che cosa serve agli invitati
Agli invitati non serve nulla: né app, né account, né password. La pagina della partecipazione è un link pubblico tenuto fuori dai motori di ricerca, così nomi, data e location restano tra voi e le persone a cui l'avete inviata. E-mail e telefono sono campi facoltativi — chi non lascia né l'uno né l'altro risponde comunque in modo completo — e l'e-mail di conferma va solo a chi ha scritto un indirizzo, una volta sola, nella lingua in cui è stata creata la partecipazione (inglese o georgiano). Le risposte sono conservate con il tuo evento, visibili a te e a ogni co-organizzatore che aggiungi, ed esportabili in qualsiasi momento.
Risposte, modifiche e doppioni
Una risposta viene ricordata sul dispositivo da cui è stata inviata. Se l'invitato riapre lì la partecipazione, può modificarla, e la nuova risposta sostituisce la precedente nella dashboard. Chi risponde da un altro telefono crea una seconda voce: la dashboard mostra la risposta più recente per ciascun nome e ti lascia eliminare quella in più con un tocco. La risposta appartiene all'invitato che l'ha inviata: puoi aggiungere o rimuovere invitati, ma non riscrivere ciò che hanno risposto. Il riepilogo del lunedì e le e-mail per ogni risposta ti tengono aggiornato senza aprire la dashboard — soprattutto nelle ultime due settimane, quando il momento dei promemoria conta di più. Per le formule con cui chiedere la conferma, gli esempi di testo per le partecipazioni raccolgono le più usate.
Con parole loro
Storie che vale la pena ricordare.
Momenti veri. Esperienze bellissime.
Ho smesso di rincorrere le persone. Le risposte arrivavano da sole e vedevo chi mancava senza scrivere un messaggio.
Domande frequenti
Gli invitati hanno bisogno di un'app o di un account per confermare?
No. Il modulo di risposta è sul link stesso della partecipazione. Lo aprono nel browser che usano già, toccano sì o no e hanno finito: niente da installare, nessuna registrazione. Chiunque sappia aprire un messaggio sa confermare.
Un invitato può cambiare la risposta dopo averla inviata?
Sì, dal telefono con cui ha risposto: la partecipazione ricorda la sua risposta e mostra un pulsante per modificarla, e la modifica sostituisce l'originale nella dashboard. Da un altro dispositivo creerebbe una seconda voce, che la dashboard raggruppa per nome così puoi eliminare quella in più.
Posso fare domande mie, per esempio sul trasporto o su una canzone?
Sì, fino a cinque. Ogni domanda è a testo libero o a scelta singola tra opzioni che scrivi tu, e può essere resa obbligatoria. Le risposte compaiono accanto all'invitato nella dashboard e in colonne dedicate nell'esportazione CSV. Il campo per messaggi e richieste musicali è sempre nel modulo.
Che cosa succede dopo la data limite?
Il modulo si chiude a fine giornata: gli invitati vedono l'avviso che le conferme sono chiuse e il suggerimento di contattarvi direttamente, e gli invii in ritardo vengono rifiutati. Cancella la data nella dashboard se decidi di riaprirlo.
La conferma funziona anche su un invito di compleanno?
Sì. Ogni invito Occavia — per un matrimonio o un compleanno — ha lo stesso modulo di risposta con numero di persone, accompagnatori e domande tue. L'eccezione è il Save the Date: annuncia la data e la aggiunge al calendario, ma non raccoglie risposte.
Gli invitati ricevono una conferma?
Chi lascia un indirizzo e-mail riceve una conferma con la data pronta per il calendario; chi non lo lascia vede la scheda di ringraziamento sullo schermo, con gli stessi pulsanti per il calendario. L'e-mail viene inviata nella lingua in cui è stata creata la partecipazione, inglese o georgiano.
Posso raccogliere esigenze alimentari e accompagnatori?
Sì, sono entrambi interruttori nella dashboard. Con le esigenze alimentari attive, gli invitati scelgono tra otto opzioni comuni o scrivono la propria; con gli accompagnatori attivi, indicano il nome di ciascuna persona che portano. Entrambi compaiono accanto all'invitato e nell'esportazione.