Confirmación de asistencia online, integrada en tu invitación
La confirmación de asistencia online permite que tus invitados respondan directamente desde el enlace de la invitación: un toque para sí o no, número de acompañantes incluido, sin apps y sin registros. Occavia la integra en todas sus invitaciones.
Los invitados indican quién viene con ellos, marcan sus necesidades de menú si tú lo pides, contestan las preguntas que hayas añadido y guardan la fecha en su calendario al confirmar. Tú ves el recuento moverse en tu panel mientras cada respuesta se archiva sola: sin hojas de cálculo aparte, sin perseguir a nadie por mensaje, sin adivinar qué significa un «a ver si puedo».
Crea tu invitaciónQué es la confirmación de asistencia online
Una tarjeta de respuesta en papel pide al invitado que busque bolígrafo, sello y buzón. La confirmación online le pide un toque. Con Occavia el formulario de respuesta forma parte de la propia página de la invitación: el mismo enlace que muestra vuestros nombres, la fecha, el lugar y el programa del día recoge también la respuesta. Nadie crea una cuenta, instala nada ni sale de la página.
El formulario es corto a propósito: nombre, sí o no y, solo si tú lo activas, número de acompañantes con sus nombres, necesidades de menú y hasta cinco preguntas propias. Siempre hay un cuadro de mensaje para pedir una canción o dejar una felicitación. Todo lo que envía un invitado aparece en tu panel al instante, emparejado con tu lista de invitados y listo para filtrar, buscar y exportar. La invitación de cumpleaños lleva el mismo formulario que la de boda.
Cómo funciona
Configura las opciones en tu panel
Elige una fecha límite de respuesta, decide si los invitados deben indicar acompañantes y preferencias de menú, y añade hasta cinco preguntas propias: de texto libre o de opción única con las respuestas que tú escribas, obligatorias si lo necesitas. Todo se puede cambiar más tarde.
Comparte un único enlace
Cada invitación tiene un solo enlace público. Envíalo por WhatsApp, por correo o impreso en una tarjeta con un código QR: el generador gratuito de códigos QR convierte el enlace en un código en segundos. No hay nada que gestionar invitado por invitado.
Los invitados responden en un toque
El invitado escribe su nombre, toca sí o no, elige cuántos vienen, indica sus nombres, marca sus necesidades de menú y contesta tus preguntas. El correo y el teléfono son opcionales. Quien deja un correo recibe una confirmación con la fecha lista para añadir al calendario.
Tú ves llegar las respuestas
Cada respuesta aparece en tu panel al momento y te llega también por correo, incluido un cambio de sí a no. Un resumen semanal cada lunes recopila la semana, y un recordatorio una semana y un día antes de la boda te muestra el recuento de nuevo.
Qué ven tus invitados
Los invitados abren la invitación en el navegador que ya usan. El formulario está dentro de la invitación, con el mismo diseño, y sigue el idioma de cada persona: en una invitación multilingüe, las etiquetas, los botones y las fechas están traducidos en 13 idiomas y se cambian con un toque.
Tras un sí, la tarjeta de agradecimiento ofrece añadir la fecha al calendario (un toque para Google Calendar y un archivo estándar para Apple Calendar y Outlook), el enlace para compartir sus fotos y un botón para dejar una dedicatoria en el libro de firmas digital. Si lo has activado, la misma tarjeta abre la lista de quién asiste y un buscador para encontrar su mesa.
Si vuelven a abrir la invitación en el mismo móvil, esta recuerda su respuesta y les ofrece cambiarla. Pasada tu fecha límite, el formulario muestra un aviso amable de que las confirmaciones han cerrado, con la sugerencia de contactar contigo directamente.
Qué ves tú
El panel se abre con cuatro tarjetas —asisten, no asisten, pendientes y total— y muestra el número de personas junto al número de respuestas, porque una familia que confirma por cuatro es una respuesta y cuatro sillas. Debajo está tu lista de invitados, emparejada automáticamente con las respuestas que llegan.
Filtra por estado, busca un nombre y abre a cualquier invitado para leer su mensaje, sus necesidades de menú, sus acompañantes y sus respuestas a tus preguntas. Quien responde sin estar en tu lista aparece en un grupo aparte, así que tus totales nunca se inflan. Un botón exporta todo en CSV, con una columna por cada pregunta que hiciste, listo para el catering o para el plano de mesas.
Tu lista se importa desde Excel, Google Sheets, Numbers o un archivo CSV —o simplemente pegándola— y revisas las filas antes de guardar. A quienes no han respondido puedes recordárselo por WhatsApp desde tu propio móvil, y el plano de mesas está a un clic.
Funciones principales
Acompañantes con nombre
Los invitados eligen de uno a cuatro o más y, si lo activas, escriben el nombre de cada persona que traen. En México y otros países se habla de «pases»: aquí cada pase queda registrado con nombre antes de sentar a nadie.
Menú y alergias, de una vez
Activa la pregunta de menú y los invitados eligen entre sin gluten, sin lactosa, vegetariano, vegano, alergia a frutos secos, alergia al marisco, halal y kosher, o escriben la suya. Cada necesidad queda junto al nombre y en la exportación.
Tus propias preguntas
Hasta cinco: ¿necesitas transporte?, ¿qué menú prefieres?, ¿qué canción no puede faltar? De texto libre o de opción única con tus respuestas, obligatorias si lo necesitas. Aparecen junto al invitado y como columnas propias en el CSV.
Una fecha límite que se cumple
Fija una fecha y el formulario se cierra al final de ese día con un aviso amable; las respuestas tardías se rechazan. Borra la fecha en tu panel y vuelve a abrirse en segundos.
Cambios sin duplicados
En el móvil desde el que respondieron, los invitados ven su respuesta y un botón para cambiarla; el cambio sustituye al original, así que un sí que se convierte en no no deja una silla fantasma.
Emparejado con tu lista y autocompletado
Las respuestas se vinculan solas a los nombres de tu lista. Si muestras la lista de invitados en la invitación, el formulario sugiere además la grafía exacta mientras el invitado escribe.
Privacidad y qué necesitan los invitados
Los invitados no necesitan nada: ni app, ni cuenta, ni contraseña. La página de la invitación es un enlace público que se mantiene fuera de los buscadores, así que los nombres, la fecha y el lugar quedan entre vosotros y las personas a las que la enviasteis. El correo y el teléfono son opcionales —quien no deja ninguno responde igual de completo— y solo recibe correo de confirmación quien escribió una dirección, una única vez, en el idioma en que se creó la invitación (inglés, o georgiano). Las respuestas se guardan con tu evento, a la vista de ti y de cualquier coanfitrión que añadas, y se exportan cuando quieras.
Respuestas, cambios y duplicados
Cada respuesta se recuerda en el dispositivo desde el que se envió. Si el invitado abre allí la invitación de nuevo, puede cambiarla y la nueva respuesta sustituye a la anterior en tu panel. Quien responde desde otro móvil crea una segunda entrada: el panel muestra la más reciente por nombre y te deja borrar la sobrante con un toque. La respuesta pertenece al invitado que la envió: tú puedes añadir o quitar invitados, pero no reescribir lo que contestaron. El resumen de los lunes y los correos por respuesta te mantienen al día sin abrir el panel, algo útil en las dos últimas semanas, cuando el momento de recordar importa más que nunca.
En sus palabras
Historias que merece la pena recordar.
Momentos reales. Experiencias hermosas.
Dejé de perseguir a la gente. Las respuestas llegaban solas y veía quién faltaba sin escribir ni un mensaje.
Preguntas frecuentes
¿Mis invitados necesitan una app o una cuenta para confirmar?
No. El formulario está en el propio enlace de la invitación. Lo abren en el navegador que ya usan, tocan sí o no y listo: nada que instalar ni donde registrarse. Cualquiera que sepa abrir un mensaje sabe confirmar.
¿Puede un invitado cambiar su respuesta después de enviarla?
Sí, desde el móvil en el que respondió: la invitación recuerda su respuesta y muestra un botón para cambiarla, y el cambio sustituye al original en tu panel. Desde otro dispositivo crearía una segunda entrada, que tu panel agrupa por nombre para que borres la que sobra.
¿Puedo hacer mis propias preguntas, como transporte o canción?
Sí, hasta cinco. Cada pregunta es de texto libre o de opción única con las respuestas que tú escribas, y puede marcarse como obligatoria. Las respuestas aparecen junto al invitado en el panel y como columnas propias en la exportación CSV. El cuadro de mensaje para canciones y felicitaciones está siempre en el formulario.
¿Qué pasa después de mi fecha límite?
El formulario se cierra al final de ese día: los invitados ven un aviso de que las confirmaciones han cerrado y la sugerencia de contactar contigo, y las respuestas tardías se rechazan. Borra la fecha en tu panel si decides reabrirlo.
¿La confirmación funciona también en una invitación de cumpleaños?
Sí. Todas las invitaciones de Occavia —de boda o de cumpleaños— llevan el mismo formulario con acompañantes, nombres y preguntas propias. La excepción son los Save the Date: anuncian la fecha y la añaden al calendario, pero no recogen respuestas.
¿Los invitados reciben una confirmación?
Quien deja un correo recibe una confirmación con la fecha lista para su calendario; quien no lo deja ve la tarjeta de agradecimiento en pantalla, con los mismos botones de calendario. El correo se envía en el idioma en que se creó la invitación, inglés o georgiano.
¿Puedo recoger alergias, menús y acompañantes?
Sí, ambas cosas son interruptores en tu panel. Con el menú activado, los invitados eligen entre ocho opciones habituales o escriben la suya; con los acompañantes activados, escriben el nombre de cada persona que traen. Todo aparece junto al invitado y en la exportación.