Tableau de mariage: come disporre gli invitati senza drammi in famiglia

Il piano tavoli vero e proprio si fa quando è passata la scadenza delle conferme, cioè per la maggior parte dei matrimoni tre o quattro settimane prima. Prima state indovinando, e ogni «ci dispiace, non riusciamo a venire» arrivato tardi lascia un buco da sistemare. Potete però portarvi avanti: mentre le risposte arrivano, dividete la lista in gruppi e annotate quali gruppi stanno bene vicini. Alla scadenza mandate un promemoria gentile a chi non ha risposto, poi costruite il piano. Se le risposte vi arrivano per messaggio, email e telefono, conviene raccoglierle con la conferma di presenza online, così sono tutte in un posto solo. Puntate ad avere il tableau pronto una o due settimane prima del matrimonio: di solito è il momento in cui ristorante o catering vogliono i numeri definitivi, e un tableau stampato ha bisogno del suo tempo.

Chiedete prima alla location due cose: quali misure di tavolo hanno e quanti ne entrano in sala con la pista da ballo. Conoscono lo spazio meglio di chiunque. Come riferimento:

• Un tavolo rotondo da 150 cm ospita comodamente 8 persone, 10 un po’ stretti
• Un tavolo rotondo da 180 cm ne ospita 10, a volte 12
• I tavoli lunghi, come il tavolo imperiale, richiedono circa 60 cm di larghezza a persona

Per sapere quanti tavoli vi servono, dividete gli invitati confermati per i posti di ogni tavolo e arrotondate per eccesso. Lasciate un po’ di margine: un posto libero qua e là rende indolori i cambi dell’ultimo minuto. I numeri pari funzionano meglio, perché la maggior parte degli invitati arriva in coppia, e mescolare tavoli di misure diverse è spesso il modo più semplice per tenere unito un gruppo di amici numeroso.

Non partite riempiendo il tavolo 1. Partite dalla vostra lista invitati e dividete tutti in gruppi: famiglia stretta di ciascuno, parenti, amici di scuola, amici dell’università, colleghi, amici dei genitori, vicini. Coppie e accompagnatori restano sempre insieme. Poi abbinate i gruppi ai tavoli. Un gruppo di otto è un tavolo. Un gruppo di dodici si divide su due tavoli, ciascuno completato da un gruppo più piccolo che ha qualcosa in comune con loro. Cercate di dare a ogni invitato almeno due o tre persone che conosce al proprio tavolo. Infine sistemate i tavoli nella sala. Più vicini a voi: genitori, nonni e testimoni. In mezzo: zii, cugini e amici stretti. Più lontano: colleghi e persone che vedete meno spesso. Per questa fase bastano dei post-it su un foglio o un semplice foglio di calcolo.

Il vostro tavolo viene per primo, e le soluzioni più comuni sono tre. Il tavolo d’onore tradizionale è un tavolo lungo rivolto verso la sala, con gli sposi al centro e accanto genitori e testimoni. È elegante, ma diventa complicato con genitori separati o risposati, e separa i testimoni dai loro partner. Il tavolo degli sposi riservato solo a voi due è la soluzione più semplice quando la famiglia è complicata: vi regala qualche minuto tranquillo insieme, lascia ai genitori il ruolo di padroni di casa ai propri tavoli e ai testimoni la possibilità di sedersi accanto ai partner. Il tavolo imperiale è un unico tavolo lungo per tutti, o quasi: molto scenografico, soprattutto in cortile o sotto un pergolato. Qui il tableau indica il lato e il punto del tavolo, quindi vale la pena prevedere i segnaposto. Qualunque scelta facciate, mettete il vostro tavolo dove tutti possono vedervi e vicino al punto dei discorsi e del taglio della torta.

I genitori di solito siedono ai tavoli più vicini al vostro, o al tavolo d’onore se avete scelto la formula tradizionale. La soluzione più semplice è un tavolo per famiglia: ogni coppia di genitori ospita il proprio tavolo con nonni, fratelli e chi altro vorrebbe vicino, come il sacerdote o il celebrante. Con genitori separati, l’obiettivo è che nessuno si senta messo in secondo piano. Date a ciascuno il proprio tavolo, entrambi alla stessa distanza dal vostro, con l’attuale partner e la propria parte di famiglia. Non mettete vicini due ex a meno che non stiano davvero bene insieme, e chiedetelo a ciascuno in privato invece di tirare a indovinare. Un patrigno o una matrigna che vi ha cresciuto merita lo stesso onore di ogni genitore.

Bambini: neonati e bambini piccoli siedono con i genitori, possibilmente vicino a un’uscita per le fughe veloci. Dai sette anni circa molti bambini adorano un tavolo dei bambini, purché sia vicino ai genitori e abbia qualcosa per tenerli occupati, come fogli da colorare o un piccolo gioco. Gli adolescenti di solito preferiscono stare con i cugini. Single: evitate il «tavolo dei single». Sulla carta sembra divertente, in pratica raramente lo è. Mettete chi viene da solo con amici che conosce già o con persone che hanno interessi in comune. Parenti che non si sopportano: tavoli diversi, possibilmente non uno di fronte all’altro. La distanza non è un’offesa, protegge la vostra giornata. E chi non conosce nessuno, come il nuovo partner di un cugino, siede accanto a chi l’ha portato, al tavolo più simpatico che avete.

Mettete nonni e invitati anziani dove possono vedervi e sentire i discorsi, ma lontano dalle casse, dalla band o dal DJ. Aiuta anche la vicinanza a un’uscita e ai servizi. Chi usa una sedia a rotelle o un deambulatore ha bisogno di un tavolo sul bordo, con un passaggio libero, non incastrato tra altri tavoli. Non dimenticate i fornitori. Fotografo, videomaker, wedding planner e musicisti lavorano tutto il giorno, e molti contratti includono il pasto. Contateli nei numeri per il catering, chiedete alla location dove preferisce farli sedere e fate in modo che mangino insieme agli invitati, così il fotografo è libero quando iniziano i discorsi.

Ecco un esempio per Giulia e Andrea: 80 persone in tutto, un tavolo degli sposi riservato a loro due, e i genitori di Andrea sono separati. Usatelo come modello e sostituite i vostri gruppi.

• Tavolo degli sposi: Giulia e Andrea (2)
• Tavolo 1, famiglia di Giulia: genitori, nonni, zii, il celebrante con il partner (8)
• Tavolo 2, famiglia della mamma di Andrea: la madre con il compagno, i nonni materni, i padrini di battesimo, due cugini (8)
• Tavolo 3, famiglia del papà di Andrea: il padre con la compagna, zio e zia, i loro quattro figli (8)
• Tavolo 4, testimoni e amici più stretti con i partner (10)
• Tavolo 5: amici dell’università (10)
• Tavolo 6: colleghi di entrambi (8)
• Tavolo 7: amici dei genitori e vicini (8)
• Tavolo 8: altri cugini con i partner (8)
• Tavolo 9: famiglie con bambini piccoli, vicino all’uscita (10)
• Tavolo dei fornitori, non incluso negli 80: fotografo, videomaker, wedding planner, DJ

I tavoli 1, 2 e 3 sono i più vicini agli sposi, con il 2 e il 3 ai lati opposti, così entrambi i genitori di Andrea sono alla stessa distanza.

Comunque lo allestiate, elencate gli invitati in ordine alfabetico per cognome con il tavolo accanto a ogni nome. Le persone cercano il proprio nome, non un tavolo, e un elenco alfabetico evita la coda all’ingresso. Per un matrimonio numeroso dividete la lista su due pannelli. Le idee più amate in Italia:

• Un pannello su un cavalletto all’ingresso della sala
• Uno specchio o una finestra scritti con un pennarello a vernice
• Tavoli con un nome a tema: città, viaggi fatti insieme, fiori, canzoni, libri
• Un cartoncino per ogni invitato con il numero del tavolo, disposti in ordine alfabetico
• Segnaposto a tavola, utili solo se assegnate i posti esatti, per esempio con il tavolo imperiale
• Un cartello con un QR code da scansionare per trovare il tavolo sul telefono

Se i tavoli hanno un nome, controllate che il nome sul tableau corrisponda al cartello sul tavolo. Frase da copiare per un tableau classico: Benvenuti al nostro matrimonio Cercate il vostro nome: accanto trovate il vostro tavolo [Nomi] · [Data]

Se le vostre partecipazioni sono su Occavia, nel pannello dell’evento trovate la pagina del piano tavoli. Create i tavoli con un nome, come «Tavolo 1» o «Famiglia», ciascuno con il suo numero di posti (8 di partenza), e potete rinominarli, ridimensionarli, riordinarli o eliminarli; eliminando un tavolo i suoi invitati restano in lista, semplicemente senza posto. La lista ospiti si importa da Excel, Google Sheets, Numbers o da un file CSV, oppure si incolla. Poi assegnate un tavolo a ogni gruppo da un menu a tendina, o selezionatene diversi e assegnateli in un colpo solo. I filtri mostrano chi è ancora senza posto e chi siede a ogni tavolo, con conteggi come 6/8, e un tavolo oltre la capienza viene evidenziato. I posti seguono le conferme: un gruppo conta per il numero di invitati finché non risponde, per il numero confermato quando dice sì, e libera i posti quando rifiuta. È un elenco di tavoli, non una piantina disegnata, quindi la disposizione della sala va concordata con la location. C’è poi la ricerca del posto, che resta spenta finché non la attivate: gli invitati scrivono il proprio nome, almeno tre lettere, e vedono il nome del tavolo, senza app né account. Potete condividere il link, mostrarlo su uno schermo, scaricare il QR code o stampare dal browser un poster A4 già pronto in tre grafiche. Chi ha confermato dal telefono trova il proprio tavolo anche sulla partecipazione digitale.

Nell’ultima settimana qualcosa cambierà: un rifiuto tardivo, un accompagnatore a sorpresa, una coppia che si è lasciata. Non rifate tutto il piano. Riempite il vuoto con lo stesso gruppo, usate i posti liberi che avevate lasciato o spostate un piccolo gruppo invece di tante singole persone. Scegliete una sola persona che tenga la versione definitiva, mandatela al responsabile della location e stampate tableau e cartoncini il più tardi possibile. Tenete qualche cartoncino bianco e una penna per gli imprevisti. Inserite i nomi come gli invitati li scriveranno, perché la ricerca non corregge gli errori di battitura, e dite agli accompagnatori di cercare il nome dell’invitato principale. Se gli invitati cercano il tavolo su Occavia, ogni modifica compare subito, un sollievo quando il tableau stampato è già sul cavalletto.