Online-Rückmeldung zur Hochzeit, direkt in deiner Einladung
Mit der Online-Rückmeldung sagen deine Gäste direkt über den Einladungslink zu oder ab: ein Tipp für Ja oder Nein, Personenzahl inklusive, ohne App und ohne Konto. Occavia baut sie in jede Einladung ein. Gäste tragen ein, wer mitkommt, geben Essenswünsche und Unverträglichkeiten an, wenn du danach fragst, beantworten deine eigenen Fragen und legen sich das Datum bei einer Zusage in den Kalender.
Du siehst in deinem Dashboard, wie sich die Gästezahl bewegt, während jede Antwort von selbst an ihren Platz fällt: keine Tabelle nebenher, kein Nachhaken per Nachricht, kein Rätseln, was ein vages „Mal sehen“ eigentlich heißt.
Erstelle deine EinladungWas eine Online-Rückmeldung ist
Eine Antwortkarte aus Papier verlangt vom Gast Stift, Briefmarke und Briefkasten. Eine Online-Rückmeldung verlangt einen Tipp. Bei Occavia ist das Antwortformular Teil der Einladungsseite selbst: Derselbe Link, der eure Namen, das Datum, die Location und den Ablauf des Tages zeigt, sammelt auch die Antwort ein. Niemand legt ein Konto an, installiert etwas oder verlässt die Seite.
Das Formular ist mit Absicht kurz: Name, Ja oder Nein und — nur wenn du es einschaltest — Personenzahl mit den Namen der Begleitpersonen, Essenswünsche und bis zu fünf eigene Fragen. Ein Feld für eine Nachricht ist immer da, für einen Musikwunsch oder eine Zeile Glückwünsche. Alles, was ein Gast abschickt, erscheint sofort in deinem Dashboard, wird deiner Gästeliste zugeordnet und lässt sich filtern, durchsuchen und exportieren. Die Geburtstagseinladung trägt dasselbe Formular wie die Hochzeitseinladung.
So funktioniert es
Lege die Antwortoptionen im Dashboard fest
Wähle eine Rückmeldefrist, entscheide, ob Gäste ihre Begleitpersonen nennen und Essenswünsche angeben sollen, und füge bis zu fünf eigene Fragen hinzu: Freitext oder eine Auswahl aus Optionen, die du selbst schreibst, bei Bedarf als Pflichtfeld. Jede Option lässt sich später ändern.
Teile einen einzigen Link
Jede Einladung hat einen einzigen öffentlichen Link. Verschicke ihn per WhatsApp, per E-Mail oder gedruckt auf einer Karte mit QR-Code. Es gibt nichts, was du pro Gast verwalten müsstest: Derselbe Link gilt für alle.
Gäste antworten mit einem Tipp
Ein Gast tippt seinen Namen ein, wählt Zusage oder Absage, gibt die Personenzahl an, nennt die Begleitpersonen, kreuzt Essenswünsche an und beantwortet deine Fragen. E-Mail und Telefon sind freiwillig. Wer eine Adresse hinterlässt, bekommt eine Bestätigungsmail mit dem Datum für den Kalender.
Du siehst die Antworten eintreffen
Jede Antwort erscheint sofort in deinem Dashboard und erreicht dich auch per E-Mail, eine Änderung von Ja auf Nein eingeschlossen. Montags fasst eine Zusammenfassung die Woche zusammen, und eine Woche sowie einen Tag vor der Hochzeit zeigt eine Erinnerung noch einmal den Stand.
Was deine Gäste sehen
Deine Gäste öffnen die Einladung in dem Browser, den sie ohnehin nutzen. Das Antwortformular sitzt in der Einladung, im selben Design, und folgt der Sprache des Gastes: Bei einer mehrsprachigen Einladung sind Beschriftungen, Buttons und Datumsangaben in 13 Sprachen übersetzt, und Gäste wechseln mit einem Tipp.
Nach einer Zusage bietet die Dankeskarte das Datum für den Kalender an — ein Tipp für Google Kalender, eine Standard-Kalenderdatei für Apple Kalender und Outlook —, dazu den Link zum Teilen ihrer Fotos und einen Button, um einen Wunsch im digitalen Gästebuch zu hinterlassen. Wenn du es eingeschaltet hast, öffnet dieselbe Karte die Liste, wer kommt, und eine Suche nach dem eigenen Sitzplatz.
Wer die Einladung auf demselben Handy noch einmal öffnet, findet seine Antwort gespeichert und einen Button, um sie zu ändern. Nach deiner Rückmeldefrist zeigt das Formular einen freundlichen Hinweis, dass die Rückmeldung geschlossen ist, mit dem Vorschlag, sich direkt bei euch zu melden.
Was du siehst
Das Dashboard öffnet mit vier Kacheln — Zusagen, Absagen, Ausstehend und Gesamt — und zeigt die Personenzahl neben der Zahl der Antworten, denn eine Familie, die für vier zusagt, ist eine Antwort und vier Plätze. Darunter liegt deine Gästeliste, automatisch mit den eintreffenden Antworten abgeglichen.
Filtere nach Status, suche einen Namen und öffne jeden Gast, um seine Nachricht, seine Essenswünsche, seine Begleitpersonen und die Antworten auf deine Fragen zu lesen. Wer antwortet, ohne auf deiner Liste zu stehen, erscheint in einer eigenen Gruppe, damit deine Summen nie aufgebläht werden. Ein Button exportiert alles als CSV — eine Spalte pro gestellter Frage — fertig für das Catering oder den Sitzplan.
Die Liste selbst kommt aus Excel, Google Tabellen, Numbers oder einer CSV-Datei — oder wird einfach eingefügt —, und du prüfst die Zeilen vor dem Speichern. Wer noch nicht geantwortet hat, lässt sich per WhatsApp direkt von deinem Handy aus erinnern, und der Sitzplan ist einen Klick entfernt.
Die wichtigsten Funktionen
Personenzahl und Namen der Begleitpersonen
Gäste wählen eine bis vier und mehr Personen und nennen, wenn du es einschaltest, jede Person, die sie mitbringen. So zählst du Personen statt Haushalte, und jede Begleitung steht schon vor dem Sitzplan fest.
Essenswünsche, einmal erfasst
Schalte die Frage nach dem Essen ein, und Gäste wählen zwischen glutenfrei, laktosefrei, vegetarisch, vegan, Nussallergie, Meeresfrüchteallergie, halal und koscher oder tragen ihren eigenen Wunsch ein. Jede Angabe steht neben dem Namen und im Export.
Deine eigenen Fragen
Bis zu fünf: Braucht ihr einen Transfer? Welches Menü? Welches Lied darf nicht fehlen? Freitext oder eine Auswahl aus deinen Optionen, als Pflichtfeld markiert, wenn du eine Antwort brauchst. Die Antworten landen beim Gast und als eigene Spalten in der CSV.
Eine Rückmeldefrist, die gilt
Setze ein Datum, und das Formular schließt am Ende dieses Tages mit einem freundlichen Hinweis; verspätete Antworten werden abgewiesen. Lösche das Datum im Dashboard, und es öffnet sich in Sekunden wieder.
Ändern ohne Duplikate
Auf dem Handy, von dem sie geantwortet haben, finden Gäste ihre Antwort und einen Button zum Ändern; die Änderung ersetzt das Original, sodass ein Ja, das zum Nein wird, keinen Geisterplatz hinterlässt.
Abgleich mit der Gästeliste und Vervollständigung
Antworten hängen sich von selbst an die Namen deiner Liste. Wenn du die Gästeliste in der Einladung zeigst, schlägt das Formular beim Tippen zusätzlich die genaue Schreibweise vor, damit Antworten sauber zugeordnet werden.
Datenschutz und was Gäste brauchen
Gäste brauchen nichts: keine App, kein Konto, kein Passwort. Die Einladungsseite ist ein öffentlicher Link, der aus Suchmaschinen herausgehalten wird, sodass Namen, Datum und Location zwischen euch und den Menschen bleiben, denen ihr ihn geschickt habt. E-Mail und Telefon sind freiwillige Felder — wer keines davon hinterlässt, antwortet trotzdem vollständig —, und eine Bestätigungsmail bekommt nur, wer eine Adresse eingetragen hat, einmal, in der Sprache, in der die Einladung erstellt wurde (Englisch oder Georgisch). Die Antworten werden mit deinem Event gespeichert, sind für dich und jeden Mitgastgeber sichtbar, den du hinzufügst, und lassen sich jederzeit exportieren.
Antworten, Änderungen und Duplikate
Eine Antwort wird auf dem Gerät gemerkt, von dem sie abgeschickt wurde. Öffnet der Gast die Einladung dort erneut, kann er sie ändern, und die neue Antwort ersetzt die alte in deinem Dashboard. Wer von einem anderen Handy antwortet, legt einen zweiten Eintrag an: Das Dashboard zeigt pro Name die neueste Antwort und lässt dich den überzähligen Eintrag mit einem Tipp löschen. Eine Antwort gehört dem Gast, der sie geschickt hat: Du kannst Gäste hinzufügen oder entfernen, aber nicht umschreiben, was sie geantwortet haben. Die Montagszusammenfassung und die E-Mails zu jeder Antwort halten dich auf dem Laufenden, ohne dass du das Dashboard öffnest — gerade in den letzten zwei Wochen, wenn es auf den richtigen Zeitpunkt für Erinnerungen ankommt. Formulierungen für die Bitte um Rückmeldung findest du in den Beispielen für Hochzeits-Rückmeldetexte.
In ihren Worten
Geschichten, die bleiben.
Echte Momente. Schöne Erlebnisse.
Ich musste niemandem mehr hinterherlaufen. Die Antworten kamen von allein, und ich sah ohne eine einzige Nachricht, wer noch fehlte.
Häufige Fragen
Brauchen Gäste eine App oder ein Konto für die Rückmeldung?
Nein. Das Antwortformular liegt auf dem Einladungslink selbst. Gäste öffnen ihn in dem Browser, den sie ohnehin nutzen, tippen auf Zusage oder Absage und sind fertig: nichts zu installieren, nirgends zu registrieren. Wer eine Nachricht öffnen kann, kann antworten.
Kann ein Gast seine Antwort nachträglich ändern?
Ja, von dem Handy aus, mit dem er geantwortet hat: Die Einladung merkt sich die Antwort und zeigt einen Button zum Ändern, und die Änderung ersetzt das Original in deinem Dashboard. Von einem anderen Gerät entstünde ein zweiter Eintrag, den dein Dashboard nach Namen gruppiert, damit du den überzähligen löschen kannst.
Kann ich eigene Fragen stellen, etwa zum Transfer oder zum Musikwunsch?
Ja, bis zu fünf. Jede Frage ist Freitext oder eine Auswahl aus Optionen, die du selbst schreibst, und lässt sich als Pflichtfeld markieren. Die Antworten erscheinen im Dashboard beim Gast und als eigene Spalten im CSV-Export. Ein Nachrichtenfeld für Musikwünsche und Grüße ist immer im Formular.
Was passiert nach meiner Rückmeldefrist?
Das Formular schließt am Ende dieses Tages: Gäste sehen den Hinweis, dass die Rückmeldung geschlossen ist, und den Vorschlag, sich direkt bei euch zu melden; verspätete Antworten werden abgewiesen. Lösche das Datum im Dashboard, wenn du es wieder öffnen möchtest.
Funktioniert die Rückmeldung auch bei einer Geburtstagseinladung?
Ja. Jede Occavia-Einladung — zur Hochzeit oder zum Geburtstag — trägt dasselbe Formular mit Personenzahl, Begleitpersonen und deinen eigenen Fragen. Die Ausnahme ist Save the Date: Es kündigt das Datum an und legt es in den Kalender, sammelt aber keine Antworten.
Bekommen Gäste eine Bestätigung?
Wer eine E-Mail-Adresse hinterlässt, erhält eine Bestätigung mit dem Datum für den Kalender; wer keine hinterlässt, sieht die Dankeskarte auf dem Bildschirm, mit denselben Kalender-Buttons. Die E-Mail wird in der Sprache verschickt, in der die Einladung erstellt wurde, Englisch oder Georgisch.
Kann ich Essenswünsche und Begleitpersonen abfragen?
Ja, beides sind Schalter in deinem Dashboard. Mit eingeschalteten Essenswünschen wählen Gäste aus acht gängigen Optionen oder tragen ihre eigene ein; mit eingeschalteten Begleitpersonen nennen sie jede Person, die sie mitbringen. Beides erscheint beim Gast und im Export.