Een digitaal gastenboek, ingebouwd in je uitnodiging
Met een digitaal gastenboek laten gasten hun wensen direct op de link van je uitnodiging achter — als geschreven bericht, als spraakopname of als korte video — zonder app, zonder account en zonder gehuurd apparaat op een tafel. Occavia bouwt er een in elke uitnodiging in, naast de RSVP en het fotoalbum.
Gasten nemen op met de telefoon die ze al hebben, waar ze ook zijn: een oma die niet kan reizen, spreekt haar wens thuis in. Elke wens is privé voor jullie twee, en achteraf houden jullie stemmen en gezichten over, niet alleen handtekeningen.
Maak je uitnodigingWat een digitaal gastenboek is
Een papieren gastenboek verzamelt handschriften aan één tafel op één avond. Een digitaal gastenboek verzamelt hoe mensen echt klinken en kijken wanneer ze jullie het beste wensen, en dat vanaf het moment dat de uitnodiging de deur uit is. Bij Occavia zit het gastenboek in de uitnodiging: zodra een gast op de RSVP heeft gereageerd, biedt de bedankkaart een knop om een wens achter te laten. Hij schrijft, of drukt op opnemen, en de wens gaat rechtstreeks naar je dashboard.
Aan andere gasten wordt niets getoond. Er is geen openbare muur met wensen en geen instelling die er per ongeluk een zou kunnen openen — precies daarom schrijven gasten wat ze echt voelen en niet wat ze voor een zaal zouden zeggen. Het hoort bij de trouwuitnodiging en de verjaardagsuitnodiging; een Save the Date, die geen reacties verzamelt, heeft geen gastenboek.
Zo werkt het
Gasten reageren op de uitnodiging
Het gastenboek opent vanuit de bedankkaart van de RSVP, dus een gast die op zijn telefoon heeft gereageerd, vindt de knop om een wens achter te laten precies daar. Opent hij de uitnodiging op dezelfde telefoon opnieuw, dan is de knop er weer.
Ze kiezen hoe ze hem achterlaten
Een geschreven bericht van maximaal duizend tekens, een spraakopname van maximaal negentig seconden of een video van maximaal vijfenveertig seconden, gefilmd met een gespiegeld livebeeld. Een naam is optioneel. De opname stopt vanzelf bij de limiet, en een gast kan terugluisteren, opnieuw opnemen of verwijderen voordat hij verstuurt.
De wens gaat rechtstreeks naar jullie
Wensen komen binnen in het gastenboekgedeelte van je dashboard, nieuwste eerst, met de naam van de gast waar die is opgegeven. Niemand anders kan ze lezen of horen.
Jullie houden elke stem en elk gezicht
Speel spraakwensen ter plekke af, open video's in een viewer, verwijder wat je liever niet bewaart. De woorden blijven bij jullie evenement; opnames volgen dezelfde periode van zes maanden als de foto's van gasten, met een herinnering vooraf.
Wat je gasten zien
Na het reageren ziet een gast een kaart die hem bedankt, bij een ja de datum voor de agenda en de link om foto's te delen aanbiedt, en — bij ja én nee — een knop om een wens achter te laten. Het gastenboek opent ter plekke: een tekstvak, een knop om spraak op te nemen en een knop om video op te nemen. Bij video opent de selfiecamera van de telefoon met livebeeld, zodat ze zichzelf zien terwijl ze praten; bij spraak telt een timer tot de limiet. Als ze stoppen, kunnen ze terugluisteren, opnieuw opnemen of versturen.
Bij een meertalige uitnodiging volgen de labels en knoppen de taal die de gast heeft gekozen, en alles werkt in elke moderne telefoonbrowser zonder download. Gasten zien de wensen van anderen nooit: versturen is hun hele aandeel.
Wat jullie zien
Het gastenboekgedeelte van je dashboard toont elke wens, nieuwste eerst. Geschreven wensen staan er volledig; spraakwensen hebben een ingebouwde speler; videowensen openen in een viewer met alle bediening. Elke vermelding draagt de naam van de gast, als die is opgegeven, en het tijdstip van binnenkomst. Een bevestiging in twee stappen laat je een wens verwijderen die je niet wilt bewaren, en het bestand wordt ook uit de opslag gewist. Medegastheren die je toevoegt, kunnen het gastenboek ook lezen.
Twee dagen na de bruiloft stuurt Occavia jullie een berichtje met de cijfers van jullie dag — reacties, foto's, wensen — en de herinnering dat de spraak- en videowensen op jullie wachten, want op de avond zelf komt bijna niemand eraan toe ze te beluisteren.
Belangrijkste functies
Geschreven, ingesproken of gefilmd
Gasten kiezen wat natuurlijk voelt: een alinea, een spraakbericht of een kort filmpje met livebeeld. Elke wens is één duidelijke boodschap van één persoon, geen feed.
Privé voor jullie twee
Geen enkele wens wordt ooit aan andere gasten getoond, en er is geen schakelaar die dat zou kunnen veranderen. Gasten schrijven voor jullie, niet voor de zaal.
Vooraf, op de dag en erna
Het gastenboek is open zolang je reactieformulier dat is: vanaf de eerste verstuurde uitnodiging tot je uiterste reactiedatum, of zonder einddatum als je er geen instelt. Open het wanneer je wilt opnieuw door de datum te wissen.
Geen gehuurde telefoon, geen app
Aanbieders van audiogastenboeken zetten een apparaat voor één avond bij je neer. Hier is het gastenboek onderdeel van de uitnodiging die iedereen al heeft, op de eigen telefoon.
Eén link doet alles
Dezelfde uitnodigingslink draagt de RSVP, het fotoalbum en het gastenboek, zodat gasten nooit een tweede pagina hoeven te zoeken en jij nooit een tweede dienst hoeft te beheren.
Om te bewaren
Geschreven wensen blijven bij jullie evenement. Spraak- en video-opnames worden samen met de foto's van gasten opgeslagen en volgen dezelfde periode van zes maanden, met een e-mailherinnering voordat er iets wordt verwijderd.
Privacy, namen en moderatie
Voor een wens is geen account en geen app nodig; een naam is optioneel, en de naam die een gast intypt wordt alleen op zijn eigen telefoon onthouden, zodat hij die niet twee keer hoeft te typen. Geschreven wensen hebben niets meer nodig dan de link van de uitnodiging; een opname wordt toegevoegd via dezelfde fotolink die je uitnodiging draagt, zodat niemand van elders een wens in jullie evenement kan schuiven. Er is geen automatisch filter: jullie lezen of beluisteren alles en verwijderen wat je wilt. Wie in het dashboard het uploaden van foto's pauzeert, pauzeert ook nieuwe opnames, terwijl geschreven wensen blijven binnenkomen. En omdat niets openbaar is, valt er niets te modereren voor een publiek — alleen voor jullie zelf.
Timing, reactiedatum en wat bewaard blijft
Het gastenboek verschijnt op de bedankkaart van de RSVP en is dus beschikbaar vanaf de dag dat je de uitnodiging deelt. Het sluit samen met het reactieformulier op je uiterste reactiedatum — stel je er geen in, dan blijft het open tot de uitnodigingslink drie dagen na de bruiloft sluit; wis je de datum later, dan gaan beide binnen enkele seconden weer open. Een gast die eerder reageerde, kan op dezelfde telefoon terugkomen en op elk moment een wens achterlaten zolang het formulier open is. Geschreven wensen blijven bij jullie evenement bewaard. Spraak- en video-opnames worden samen met de foto's van gasten opgeslagen en volgen dezelfde periode van zes maanden na de datum van het evenement, met een e-mailherinnering voordat er iets wordt verwijderd.
In hun eigen woorden
Verhalen om te onthouden.
Echte momenten. Mooie ervaringen.
Het gastenboek liep vol terwijl ik met mensen stond te praten. De volgende ochtend heb ik alles gelezen.
Veelgestelde vragen
Moeten gasten een app downloaden of een account aanmaken?
Nee. Het gastenboek opent op de link van de uitnodiging in elke telefoonbrowser. Gasten reageren op de uitnodiging, tikken op de knop voor een wens en schrijven of nemen op: niets te installeren, nergens te registreren.
Kunnen andere gasten de wensen lezen?
Nee. Wensen gaan alleen naar je dashboard; niets wordt gepubliceerd op de uitnodiging of de fotomuur, en er is geen instelling die ze openbaar zou kunnen maken. Gasten schrijven voor jullie twee.
Hoelang mag een spraak- of videowens zijn?
Een spraakwens maximaal negentig seconden en een videowens maximaal vijfenveertig seconden — een hartelijke boodschap, geen toespraak. Geschreven wensen mogen tot duizend tekens. De opname stopt vanzelf bij de limiet, en gasten kunnen opnieuw opnemen voordat ze versturen.
Kunnen gasten na de bruiloft nog een wens achterlaten?
Ja, zolang je reactieformulier open is: zonder uiterste reactiedatum blijft het open tot de uitnodigingslink sluit, drie dagen na de bruiloft; met een datum sluit het gastenboek samen met het formulier en gaat het weer open zodra je de datum in je dashboard wist.
Waar komen de opnames terecht, en hoelang blijven ze bewaard?
In het gastenboek in je dashboard, waar jullie ze ter plekke afspelen. Geschreven wensen blijven bij jullie evenement; opnames worden samen met de foto's van gasten opgeslagen en zes maanden na de datum van het evenement bewaard, met een e-mailherinnering vooraf.
Wat is het verschil met een gehuurde audiogastenboek-telefoon?
Huren geeft je één apparaat, aan één tafel, voor één avond. Dit gastenboek staat vanaf de dag dat je de uitnodiging verstuurt op de telefoon van elke gast, voegt video en geschreven berichten toe aan spraak, en zit bij de uitnodiging in plaats van apart gehuurd te worden.
Werkt het in de talen van mijn gasten?
Ja. Bij een meertalige uitnodiging volgen de labels en knoppen van het gastenboek de taal die de gast heeft gekozen — volledig in negen talen, met een paar Engelse labels in het Frans, Arabisch, Chinees en Japans — en de wensen zelf mogen in elke taal zijn.