Online RSVP voor je bruiloft, ingebouwd in je uitnodiging
Met een online RSVP laten je gasten direct via de link van je uitnodiging weten of ze komen: één tik voor ja of nee, aantal personen erbij, zonder app en zonder account. Occavia bouwt het in elke uitnodiging in. Gasten noemen wie er meekomt, vinken dieetwensen aan als je ernaar vraagt, beantwoorden de vragen die jij hebt toegevoegd en zetten de datum in hun agenda zodra ze ja zeggen.
Jij ziet de gastenteller in je dashboard bewegen terwijl elke reactie zichzelf netjes wegzet: geen spreadsheet ernaast, geen berichtjes achter mensen aan, geen gegok over wat een vaag „we zien wel“ eigenlijk betekent.
Maak je uitnodigingWat een online RSVP is
Een papieren antwoordkaart vraagt een gast om een pen, een postzegel en een brievenbus. Een online RSVP vraagt één tik. Bij Occavia is het reactieformulier onderdeel van de uitnodigingspagina zelf: dezelfde link die jullie namen, de datum, de locatie en het programma van de dag toont, verzamelt ook het antwoord. Niemand maakt een account aan, installeert iets of verlaat de pagina.
Het formulier is met opzet kort: naam, ja of nee, en — alleen als jij het aanzet — aantal personen met de namen van introducés, dieetwensen en maximaal vijf eigen vragen. Een berichtveld is er altijd, voor een muziekverzoek of een felicitatie. Alles wat een gast verstuurt, verschijnt meteen in je dashboard, gekoppeld aan je gastenlijst en klaar om te filteren, te doorzoeken en te exporteren. De verjaardagsuitnodiging heeft precies hetzelfde formulier als de trouwuitnodiging.
Zo werkt het
Stel de reactieopties in je dashboard in
Kies een uiterste reactiedatum, bepaal of gasten hun introducés moeten noemen en dieetwensen moeten opgeven, en voeg tot vijf eigen vragen toe: vrije tekst, of één keuze uit opties die je zelf schrijft, verplicht als je dat wilt. Elke optie kun je later nog aanpassen.
Deel één link
Elke uitnodiging heeft één openbare link. Stuur hem via WhatsApp, per e-mail of gedrukt op een kaart met een QR-code. Er is niets dat je per gast hoeft te beheren: dezelfde link werkt voor iedereen.
Gasten reageren in één tik
Een gast typt zijn naam, tikt op ja of nee, kiest het aantal personen, noemt wie er meekomt, vinkt dieetwensen aan en beantwoordt jouw vragen. E-mail en telefoon zijn optioneel. Wie een e-mailadres achterlaat, krijgt één bevestigingsmail met de datum klaar voor de agenda.
Jij ziet de reacties binnenkomen
Elke reactie verschijnt meteen in je dashboard en komt ook per e-mail bij je aan, een wijziging van ja naar nee inbegrepen. Op maandag vat een overzicht de week samen, en een week en een dag voor de bruiloft laat een herinnering de stand nog eens zien.
Wat je gasten zien
Je gasten openen de uitnodiging in de browser die ze toch al gebruiken. Het reactieformulier zit in de uitnodiging, in hetzelfde ontwerp, en volgt de taal van de gast: bij een meertalige uitnodiging zijn labels, knoppen en datums vertaald in 13 talen, en wisselen gasten met één tik.
Na een ja biedt de bedankkaart de datum voor de agenda aan — één tik voor Google Agenda, een standaard agendabestand voor Apple Agenda en Outlook —, plus de link om hun foto's te delen en een knop om een wens achter te laten in het digitale gastenboek. Heb je het aangezet, dan opent dezelfde kaart ook de lijst van wie er komt en een zoekfunctie om de eigen tafel te vinden.
Wie de uitnodiging op dezelfde telefoon opnieuw opent, ziet zijn reactie onthouden, met een knop om die te wijzigen. Na je uiterste reactiedatum toont het formulier een vriendelijke melding dat reageren gesloten is, met de suggestie om jullie rechtstreeks te bereiken.
Wat jij ziet
Het dashboard opent met vier tegels — komt, komt niet, nog geen reactie en totaal — en toont het aantal personen naast het aantal reacties, want een gezin dat voor vier reageert is één reactie en vier stoelen. Daaronder staat je gastenlijst, automatisch gekoppeld aan de reacties die binnenkomen.
Filter op status, zoek een naam en open elke gast om zijn bericht, dieetwensen, introducés en antwoorden op jouw vragen te lezen. Wie reageert zonder op je lijst te staan, verschijnt in een aparte groep, zodat je totalen nooit oplopen. Eén knop exporteert alles als CSV — een kolom per gestelde vraag — klaar voor de cateraar of het tafelplan.
De lijst zelf komt uit Excel, Google Spreadsheets, Numbers of een CSV-bestand — of je plakt hem gewoon — en je controleert de rijen voordat je opslaat. Wie nog niet gereageerd heeft, herinner je via WhatsApp rechtstreeks vanaf je eigen telefoon, en het tafelplan is één klik verder.
Belangrijkste functies
Aantal personen en namen van introducés
Gasten kiezen één tot vier of meer personen en noemen, als jij het aanzet, iedereen die ze meenemen. Zo tel je mensen in plaats van huishoudens, en staat elke introducé al vast vóór het tafelplan.
Dieetwensen, in één keer verzameld
Zet de dieetvraag aan en gasten kiezen uit glutenvrij, lactosevrij, vegetarisch, veganistisch, notenallergie, schaaldierenallergie, halal en koosjer, of typen hun eigen wens. Elke wens staat naast de naam en in de export.
Je eigen vragen
Maximaal vijf: vervoer nodig? welk menu? welk nummer mag niet ontbreken? Vrije tekst of één keuze uit jouw opties, verplicht als je een antwoord nodig hebt. De antwoorden komen naast de gast en als eigen kolommen in de CSV.
Een reactiedatum die telt
Stel een datum in en het formulier sluit aan het einde van die dag met een vriendelijke melding; late reacties worden geweigerd. Wis de datum in je dashboard en het gaat binnen enkele seconden weer open.
Wijzigen zonder dubbelingen
Op de telefoon waarmee ze reageerden, zien gasten hun antwoord en een knop om het te wijzigen; de wijziging vervangt het origineel, zodat een ja die een nee wordt geen spookstoel achterlaat.
Koppeling aan je lijst en automatisch aanvullen
Reacties hechten zich vanzelf aan de namen op je lijst. Toon je de gastenlijst in de uitnodiging, dan stelt het formulier tijdens het typen ook de exacte spelling voor, zodat reacties netjes matchen.
Privacy en wat gasten nodig hebben
Gasten hebben niets nodig: geen app, geen account, geen wachtwoord. De uitnodigingspagina is een openbare link die buiten zoekmachines wordt gehouden, zodat namen, datum en locatie tussen jullie en de mensen blijven aan wie je hem stuurde. E-mail en telefoon zijn optionele velden — wie geen van beide invult, reageert nog steeds volledig — en een bevestigingsmail gaat alleen naar gasten die een adres typten, één keer, in de taal waarin de uitnodiging is gemaakt (Engels of Georgisch). De reacties worden bij je evenement bewaard, zijn zichtbaar voor jou en elke medegastheer die je toevoegt, en kun je op elk moment exporteren.
Reacties, wijzigingen en dubbelingen
Een reactie wordt onthouden op het apparaat waarmee ze is verstuurd. Opent de gast de uitnodiging daar opnieuw, dan kan hij haar wijzigen en vervangt het nieuwe antwoord het oude in je dashboard. Wie vanaf een andere telefoon reageert, maakt een tweede vermelding aan: het dashboard toont per naam de nieuwste reactie en laat je de overbodige met één tik verwijderen. Een reactie is van de gast die haar stuurde: je kunt gasten toevoegen of verwijderen, maar niet herschrijven wat ze antwoordden. Het maandagoverzicht en de e-mails per reactie houden je op de hoogte zonder het dashboard te openen — juist in de laatste twee weken, wanneer het moment van herinneren het meest telt. Formuleringen voor het verzoek om te reageren vind je in de voorbeeldteksten voor trouwkaarten.
In hun eigen woorden
Verhalen om te onthouden.
Echte momenten. Mooie ervaringen.
Ik hoefde niemand meer achterna te bellen. De reacties kwamen vanzelf en ik zag zonder één bericht wie er nog ontbrak.
Veelgestelde vragen
Hebben gasten een app of een account nodig om te reageren?
Nee. Het reactieformulier staat op de link van de uitnodiging zelf. Gasten openen hem in de browser die ze al gebruiken, tikken op ja of nee en zijn klaar: niets te installeren, nergens te registreren. Wie een berichtje kan openen, kan reageren.
Kan een gast zijn reactie na het versturen nog wijzigen?
Ja, vanaf de telefoon waarmee hij reageerde: de uitnodiging onthoudt het antwoord en toont een wijzigknop, en de wijziging vervangt het origineel in je dashboard. Vanaf een ander apparaat ontstaat een tweede vermelding, die je dashboard per naam groepeert zodat je de overbodige kunt verwijderen.
Kan ik eigen vragen stellen, zoals over vervoer of een muziekverzoek?
Ja, maximaal vijf. Elke vraag is vrije tekst of één keuze uit opties die je zelf schrijft, en kan verplicht worden gemaakt. De antwoorden verschijnen naast de gast in het dashboard en als eigen kolommen in de CSV-export. Een berichtveld voor muziekverzoeken en felicitaties staat altijd op het formulier.
Wat gebeurt er na mijn uiterste reactiedatum?
Het formulier sluit aan het einde van die dag: gasten zien de melding dat reageren gesloten is en de suggestie om jullie rechtstreeks te bereiken, en late inzendingen worden geweigerd. Wis de datum in je dashboard als je het weer wilt openen.
Werkt de RSVP ook op een verjaardagsuitnodiging?
Ja. Elke Occavia-uitnodiging — voor een bruiloft of een verjaardag — heeft hetzelfde reactieformulier met aantal personen, introducés en je eigen vragen. De uitzondering is Save the Date: die kondigt de datum aan en zet hem in de agenda, maar verzamelt geen reacties.
Krijgen gasten een bevestiging?
Gasten die een e-mailadres achterlaten, krijgen één bevestiging met de datum klaar voor hun agenda; wie geen adres achterlaat, ziet de bedankkaart op het scherm, met dezelfde agendaknoppen. De e-mail gaat uit in de taal waarin de uitnodiging is gemaakt, Engels of Georgisch.
Kan ik dieetwensen en introducés verzamelen?
Ja, beide zijn schakelaars in je dashboard. Met dieetwensen aan kiezen gasten uit acht gangbare opties of typen ze hun eigen wens; met introducés aan noemen ze iedereen die ze meenemen. Beide verschijnen naast de gast en in de export.