Gästeliste für die Hochzeit erstellen – ohne Drama

Die meisten Paare machen denselben Fehler: Sie sammeln zuerst Namen und erschrecken dann, wenn die Liste explodiert. Dreht es um. Zwei harte Grenzen legen eure Gästezahl fest, bevor auch nur ein Name auf dem Papier steht: euer Budget und die Kapazität der Location. Catering wird meist pro Person berechnet, eine einfache Rechnung zeigt euch also schnell die Obergrenze: Euer Budget für Essen und Getränke geteilt durch den Preis pro Person ergibt die Zahl der Gäste, die ihr euch leisten könnt. Prüft dann, ob die Location diese Zahl bequem unterbringt, mit Platz für eine Tanzfläche. Die kleinere der beiden Zahlen ist euer Ziel. Schreibt sie oben auf die Liste und behandelt sie wie ein Budget, das ihr ausgebt, denn jeder Name hat echte Kosten.

Mit Stufen wird aus einer überwältigenden Aufgabe eine Reihe klarer Entscheidungen. Legt vier Gruppen an. Stufe A: Menschen, ohne die ihr euch eure Hochzeit nicht vorstellen könnt – engste Familie, Trauzeugen, die besten Freunde. Stufe B: weitere Familie und enge Freunde, die ihr regelmäßig seht. Stufe C: Freunde, Kollegen und Verwandte, die ihr gern dabeihättet, wenn Platz ist. Stufe D: schön, aber nicht nötig – entfernte Verwandte, Begleitungen von lockeren Bekanntschaften, Nachbarn. Füllt zuerst A, dann B, C und D, bis ihr eure Zahl erreicht. Die unteren Stufen werden zu eurer B-Liste: Sagen Gäste aus A und B ab, verschickt ihr eine zweite Runde an Stufe C, früh genug, dass es niemand merkt. Rechnet damit, dass etwa 10 bis 20 Prozent der Eingeladenen absagen.

Beim Streichen kochen die Gefühle hoch, also nutzt Regeln statt Bauchgefühl und wendet sie auf beide Seiten gleich an. Hilfreiche Fragen: Haben wir im letzten Jahr mit dieser Person gesprochen? Würden wir sie zum Abendessen zu uns nach Hause einladen? Würden wir sie in einer Menschenmenge erkennen? Legt dann Grundsätze fest, die euch das schlechte Gewissen im Einzelfall abnehmen: keine Kollegen, außer sie sind echte Freunde, keine Kinder, keine Begleitung für Gäste ohne feste Beziehung. Das Zauberwort heißt Gleichbehandlung: Streicht ihr eine Cousine, streicht auch die vergleichbare Cousine auf der anderen Seite. Wollen Eltern Namen ergänzen, besonders wenn sie die Feier mitfinanzieren, gebt jeder Seite ein festes Kontingent, zum Beispiel 20 Plätze, innerhalb dessen sie selbst entscheiden.

Diese beiden Fragen sorgen für den meisten Ärger, also entscheidet sie früh und einheitlich. Für Begleitungen ist eine gängige Regel: Partner von allen, die verheiratet, verlobt oder in einer festen Beziehung sind, sind eingeladen, dazu bekommen Trauzeugen eine Begleitung. Ihr seid nicht verpflichtet, jedem Single einen Begleitplatz zu geben. Bei Kindern wählt eine klare Linie: komplett kinderfreundlich, nur Erwachsene oder nur die Kinder der engsten Familie. Was auch immer ihr wählt, adressiert die Einladungen genau, damit die Regel unmissverständlich ist: Nennt jeden eingeladenen Gast beim Namen, statt „Familie Müller“ zu schreiben. Feiert ihr ohne Kinder, hilft ein freundlicher Satz: „Wir lieben eure Kleinen, aber diesen Abend feiern wir nur mit den Großen.“ Einheitlichkeit schützt euch vor dem Gespräch „Warum durften die ihre Kinder mitbringen?“.

In Deutschland und Österreich findet die standesamtliche Trauung oft getrennt von der kirchlichen oder freien Trauung statt, manchmal Tage oder Wochen vorher. Viele Paare laden zum Standesamt nur die engste Familie und die Trauzeugen ein und zur großen Feier alle anderen. Haltet das in eurer Liste fest, am einfachsten mit einer eigenen Spalte pro Termin. Wichtig ist, dass jeder Gast genau weiß, wozu er eingeladen ist. Wer nur zur Feier kommt, sollte in seiner Einladung nicht die Uhrzeit des Standesamts lesen und sich fragen, ob er dort erwartet wird. Ladet ihr zum Standesamt im kleinen Kreis ein, sagt es den Betroffenen am besten persönlich, statt es über die Einladung zu regeln. Auch Polterabend oder Junggesellenabschied bekommen ihre eigene, kleinere Liste.

Eure Liste lebt bis zum letzten Tag, also legt sie so an, dass sie mehr festhält als Namen. Eine Excel- oder Google-Sheets-Tabelle funktioniert gut mit diesen Spalten:

• vollständiger Name
• Postadresse, E-Mail und Telefonnummer
• Personenzahl des Haushalts
• Seite (eure oder die eures Partners)
• Stufe (A bis D)
• Einladung verschickt
• Rückmeldung
• Essenswunsch
• Notizen zu Allergien oder Barrierefreiheit

Nutzt eine Zeile pro Haushalt und eine eigene Spalte für die Gesamtzahl der Personen, damit eure Zahlen stimmen. Der Vorteil eines Tools ist die Automatik: Es verschickt die Einladung, sammelt die Zusagen und zählt die Essenswünsche, ohne dass ihr etwas abtippt. Was auch immer ihr nutzt, haltet euch an eine einzige Liste. Doppelte Listen sind der Grund, warum Gäste vergessen oder doppelt gezählt werden. Tragt jede Antwort am Tag ihres Eintreffens ein, nicht in einer hektischen Sammelaktion später.

Steht eure Liste, fehlen nur noch die Kontaktdaten und der Versand. Für Papiereinladungen braucht ihr Postadressen, für eine digitale Hochzeitseinladung nur Handynummern oder E-Mail-Adressen, und die sind viel schneller gesammelt, etwa mit einer kurzen Nachricht in die Familiengruppe. Hier spart euch eine digitale Einladung die meiste Arbeit. Bei Occavia erstellt ihr eine animierte Einladungsseite, teilt den Link per Nachricht oder E-Mail, und eure Gäste sagen mit einem Tipp zu oder ab. Eure bestehende Gästeliste aus Excel oder Google Sheets könnt ihr einfügen, sodass ihr in der Übersicht der Rückmeldungen jederzeit seht, wer schon geantwortet hat und wer nicht, und nur diese Gäste noch einmal freundlich erinnert. Antworten, Personenzahlen und Essenswünsche landen an einem Ort, statt dass ihr am Telefon hinterherlauft. Zum Zeitplan: Save the Dates sechs bis acht Monate vorher, Einladungen sechs bis acht Wochen vorher und eine Rückmeldefrist drei bis vier Wochen vor der Hochzeit, damit das Catering rechtzeitig feststeht. Wie ihr beides aufteilt, erklärt unser Vergleich Save the Date oder Einladung.