Cómo hacer el plano de mesas de vuestra boda sin dramas familiares

El plano definitivo se hace cuando ha pasado la fecha límite para confirmar asistencia, que en la mayoría de las bodas se fija tres o cuatro semanas antes. Antes de eso vais a ciegas, y cada «al final no podemos ir» deja un hueco que obliga a recolocar media mesa.

Eso no quita que podáis adelantar trabajo. Mientras llegan las respuestas, agrupad a los invitados por afinidad y apuntad qué grupos deberían ir cerca. Cuando venza el plazo, escribid a quien no haya contestado (un mensaje cariñoso suele bastar) y poneos con el plano en serio. Si todavía recibís respuestas por WhatsApp, por teléfono y por correo, os vendrá bien gestionar las confirmaciones de asistencia online para tenerlas todas en un mismo sitio.

Lo ideal es tenerlo cerrado una o dos semanas antes de la boda: es cuando la finca o el catering suelen pedir el número final de comensales, y el cartel necesita su tiempo de imprenta.

Lo primero es preguntar a la finca o al restaurante qué mesas tienen y cuántas caben en el salón dejando sitio para la pista de baile. El espacio lo conocen ellos mejor que nadie.

Como referencia:

• Mesa redonda de 1,50 m de diámetro: 8 personas cómodas, 10 algo apretadas
• Mesa redonda de 1,80 m: 10 personas, a veces 12
• Mesas rectangulares o imperiales: unos 60 cm por comensal

Para saber cuántas mesas hacen falta, dividid el número de invitados confirmados entre las plazas por mesa y redondead hacia arriba. Después dejad un pequeño margen: un par de sillas libres repartidas por el salón os salvarán ante cualquier cambio de última hora. Los números pares funcionan mejor, porque la mayoría de los invitados vienen en pareja. Mezclar tamaños también vale, y a menudo es la forma más fácil de no partir una pandilla de amigos.

No empecéis rellenando la mesa 1. Partid de vuestra lista de invitados de la boda y separad a todo el mundo en grupos: familia cercana de cada uno, familia más lejana, amigos del colegio, de la universidad, compañeros de trabajo, amigos de vuestros padres, la gente del pueblo. Las parejas y los acompañantes van siempre juntos.

Después, encajad los grupos con los tamaños de mesa. Un grupo de diez es una mesa. Uno de catorce puede repartirse entre dos mesas y completarse con otro grupo pequeño con el que tenga algo en común: los amigos del pádel con los del gimnasio, los primos con los compañeros de trabajo más jóvenes. Intentad que cada invitado conozca al menos a dos o tres personas de su mesa.

Por último, situad las mesas en el salón. Más cerca de vosotros: padres, abuelos y hermanos. En la zona intermedia: tíos, primos y amigos íntimos. Más lejos: compañeros de trabajo y personas con las que tenéis menos trato. Para esta fase bastan unos pósits sobre un folio o una hoja de cálculo sencilla.

Vuestra mesa es lo primero que hay que decidir, y hay dos opciones clásicas.

La mesa presidencial es una mesa alargada frente al salón en la que los novios ocupan el centro y, a ambos lados, se sientan los padres y los padrinos. Es elegante y muy tradicional, pero se complica con padres divorciados o con nuevas parejas, y deja a los padres lejos del resto de su familia.

La mesa de novios, solo para vosotros dos, se ve cada vez más. Es la opción más sencilla cuando la familia tiene sus más y sus menos, os regala un rato a solas en pleno banquete y permite que vuestros padres presidan su propia mesa rodeados de los suyos.

Hay una tercera vía que funciona muy bien con grupos de amigos unidos: sentaros con los testigos o con vuestros amigos íntimos y sus parejas, siempre que los padres tengan sus mesas justo al lado.

Elijáis la que elijáis, ponedla en un lugar visible para todos y cerca de donde se harán los discursos.

Si no hay mesa presidencial, los padres se sientan en las mesas más cercanas a la vuestra. La fórmula más cómoda es una mesa por familia: cada pareja de padres preside la suya con abuelos, hermanos, tíos y quien quieran tener al lado, por ejemplo el oficiante y su pareja.

Con padres divorciados, el objetivo es que nadie se sienta relegado. Dad a cada uno su propia mesa, las dos igual de cerca de la vuestra, con su pareja actual y su rama de la familia. No sentéis juntos a dos ex salvo que de verdad se lleven bien, y preguntad a cada uno en privado en lugar de dar nada por hecho. Un padrastro o una madrastra que os ha criado merece el mismo trato que cualquier padre.

Si alguno de vuestros padres va a estar solo, rodeadlo de las personas con las que se sienta más a gusto, como un hermano, un buen amigo o los abuelos, en vez de completar la mesa con desconocidos.

Niños: los bebés y los más pequeños van con sus padres, a ser posible cerca de una salida para las escapadas rápidas. A partir de los seis o siete años suelen disfrutar de una mesa infantil, siempre que esté cerca de sus padres y tenga con qué entretenerse; si contratáis monitores, mejor todavía. Los adolescentes prefieren sentarse con primos o amigos antes que en la mesa de los peques.

Solteros: olvidaos de la «mesa de solteros». Sobre el papel parece divertida y en la práctica rara vez lo es. Sentad a cada invitado soltero con amigos que ya conoce o con gente de aficiones parecidas, y evitad en lo posible que alguien sea el único sin pareja en una mesa llena de parejas.

Familiares que no se hablan: dos personas que no se llevan bien van en mesas distintas, y mejor si no quedan frente a frente. La distancia no es un desaire, es una forma de proteger vuestro día. Y quien no conoce a nadie, como la pareja nueva de un primo, se sienta junto a quien le acompaña y en la mesa más animada que tengáis.

Colocad a los abuelos y a los invitados mayores donde puedan veros y oír los discursos, pero lejos de los altavoces, la orquesta o el DJ. Estar cerca de una salida y de los aseos también les facilita la noche. Quien vaya en silla de ruedas o con andador necesita una mesa en un lateral, con paso despejado y espacio para acercarse, nunca encajada entre otras mesas. Las invitadas embarazadas y quien tenga algún problema de salud también agradecerán tener la salida a mano.

No os olvidéis de los proveedores. Fotógrafo, videógrafo, wedding planner y DJ o músicos trabajan muchas horas, y en muchos contratos se incluye su comida. Contadlos al dar el número de menús a la finca, preguntad dónde prefieren sentarlos y procurad que coman a la vez que los invitados, para que el fotógrafo esté libre cuando empiecen los discursos.

Este es un ejemplo para la boda de Lucía y Pablo: 80 personas en total, mesa de novios y los padres de Pablo divorciados. Usadlo como plantilla y cambiad los grupos por los vuestros. Aquí casi todas las mesas son de 10, como en muchos salones.

• Mesa de novios: Lucía y Pablo (2)
• Mesa 1, familia de Lucía: sus padres, sus cuatro abuelos, su hermano y su novia, y sus tíos Carmen y Luis (10)
• Mesa 2, familia de la madre de Pablo: su madre y su marido, sus abuelos maternos, su hermana, dos tíos y tres primos (10)
• Mesa 3, familia del padre de Pablo: su padre y su pareja, su abuela paterna, dos tíos y tres primos (8)
• Mesa 4: primos de Lucía con sus parejas (10)
• Mesa 5: amigos del colegio y de la universidad (10)
• Mesa 6: compañeros de trabajo de los dos (10)
• Mesa 7: amigos de los padres y vecinos (10)
• Mesa infantil: niños de 6 a 12 años, junto a la mesa de sus padres (10)
• Mesa de proveedores, fuera de los 80: fotógrafo, videógrafo, wedding planner y DJ

Las mesas 1, 2 y 3 van pegadas a la de los novios; la 2 y la 3, a lados opuestos, para que la madre y el padre de Pablo estén igual de cerca.

Lo presentéis como lo presentéis, ordenad a los invitados alfabéticamente por apellido, con el número o el nombre de la mesa al lado. Cada uno busca su nombre, no su mesa, y una lista alfabética evita el tapón en la puerta del salón. Si la boda es grande, repartid la lista en dos paneles.

Formas habituales de mostrarlo:

• Un cartel o panel sobre un caballete a la entrada del salón
• Un espejo o una ventana rotulados con rotulador de pintura
• Tarjetas de mesa: una tarjetita por invitado con su mesa, colocadas por orden alfabético
• Marcasitios en cada plato, solo si asignáis asiento concreto, por ejemplo cuando hay menús distintos
• Un cartel con código QR que los invitados escanean para buscar su mesa en el móvil

Muchas parejas ponen nombre a las mesas en vez de número: ciudades, canciones, viajes que habéis hecho juntos. Queda precioso, pero comprobad que el nombre del cartel coincide con el del centro de mesa.

Texto para un panel clásico: Bienvenidos a nuestra boda Buscad vuestro nombre: al lado está vuestra mesa [Nombres] · [Fecha]

Texto para un cartel con QR: Encuentra tu mesa Escanea el código y escribe tu nombre Y después, a comer, brindar y bailar

Si enviáis las invitaciones con Occavia, en el panel del evento tenéis una sección para el plano de mesas. Creáis las mesas con el nombre que queráis, como «Mesa 1» o «Familia», y un número de plazas (8 por defecto); después podéis renombrarlas, cambiar su capacidad, reordenarlas o borrarlas, y si borráis una mesa sus invitados no se pierden, solo se quedan sin mesa asignada. La lista de invitados se importa desde Excel, Google Sheets, Numbers o un archivo CSV, o se pega directamente. Luego asignáis mesa a cada grupo desde un desplegable, o seleccionáis varios y los colocáis de una vez. Hay filtros para ver quién está sin mesa y quién hay en cada una, con recuentos del tipo 6/8, y la mesa que supera su capacidad aparece resaltada.

Las plazas siguen las confirmaciones de asistencia online: cada grupo cuenta con las personas invitadas hasta que responde, con las confirmadas cuando dice que sí, y libera sus plazas si dice que no; junto a cada uno veis si viene, no viene o aún no ha contestado. Es una lista de mesas, no un croquis del salón, así que la disposición física cerradla con la finca.

Además, podéis activar la búsqueda de mesa, que está apagada hasta que la encendéis. El invitado escribe su nombre (mínimo tres letras) y ve el nombre de su mesa, sin descargar ninguna aplicación ni crear una cuenta. Podéis compartir el enlace de búsqueda o mostrarlo en una pantalla, y descargar el código QR para ponerlo en vuestro propio cartel: hay un póster A4 listo para imprimir, pero su texto está en inglés, así que para un cartel en español es mejor usar el QR. Además, quien ya ha confirmado su asistencia desde el móvil puede consultar su mesa en la propia invitación de boda digital.

Dos consejos: escribid los nombres tal y como los teclearán los invitados, porque la búsqueda no corrige erratas, y avisad a los acompañantes de que busquen por el nombre del invitado principal. Si invitáis a vuestros padres o al wedding planner como coanfitriones, también pueden ayudaros con las mesas.

Algo cambiará en la última semana: una baja tardía, un acompañante sorpresa, una pareja que lo ha dejado. No rehagáis el plano entero. Cubrid el hueco con alguien del mismo grupo, usad las sillas libres que dejasteis o moved un grupo pequeño en lugar de varias personas sueltas.

Que una sola persona guarde la versión definitiva; enviádsela al coordinador de la finca e imprimid el cartel y las tarjetas lo más tarde posible. Tened a mano algunas tarjetas en blanco y un bolígrafo para imprevistos. Si los invitados buscan su mesa en Occavia, cualquier cambio que hagáis les aparece al momento, algo que se agradece cuando el panel impreso ya está en el caballete.